Privacy kennisgeving – Sanomotion coaching
Welkom bij Sanomotion. Wij staan garant voor een professionele begeleiding waarbij wij u ondersteunen om beter te bewegen en verzorgen wij training en coaching zoals afgesproken. Om deze diensten te kunnen verlenen moeten wij bepaalde informatie over u verzamelen en verwerken. U mag er gerust in zijn dat wij evenveel aandacht besteden aan de veilige en adequate verwerking van uw persoonsgegevens als aan uw coaching en begeleiding. Wij wensen u hierbij op het hart te drukken dat de werking binnen Sanomotion beantwoordt aan de vereisten die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) ons oplegt.
Aangezien één van deze vereisten inhoudt dat u op een heldere manier geïnformeerd moet worden over welke persoonsgegevens wij verzamelen en hoe wij ermee omgaan, hebben wij deze kennisgeving opgesteld. Hierin vindt u alle relevantie informatie over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. Indien u nog vragen zou hebben, dan kan u daarvoor steeds bij ons terecht. Stuur gerust een e-mail naar olivier.struys@telenet.be.
1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
Olivier Struys, actief onder de handelsnaam Sanomotion, is verantwoordelijk voor het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens en is dus de verwerkingsverantwoordelijke. Olivier is gevestigd te Oude Baan 30, 9111 Sint-Niklaas en heeft ondernemingsnummer 0681.524.671.
Elke keer wanneer in deze kennisgeving verwezen wordt naar ‘wij’ of ‘ons’, wordt dus Sanomotion bedoeld.
2. Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?
Er zijn een aantal situaties waarin wij uw persoonsgegevens verzamelen en vervolgens gebruiken:
o Wanneer u onze website bezoekt.
o Wanneer u zich inschrijft op onze nieuwsbrief.
o Wanneer u ons contacteert via e-mail, sociale media, telefoon of per brief.
o Wanner u zich inschrijft bij ons voor een lessenreeks, traject of andere vorm van coaching.
o Wanneer u als dienstverlener een contract met ons afsluit.
3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u en waarom?
Wanneer u onze website bezoekt verzamelen wij technische informatie omtrent het apparaat dat u gebruikt om onze website te bezoeken. Dit is onder meer het IP-adres, geografische locatie, de browser die gebruikt, of besturingssysteem.
Deze informatie gebruiken we om onze website te beschermen tegen onrechtmatig gebruik, zoals het installeren van malware. Hiervoor beroepen wij ons op ons gerechtvaardigd belang om onze website en uw bezoek veilig te houden.
Wanneer u met ons communiceert, via e-mail, brief of eender welk ander kanaal dat u kiest (en dat ons ook bereikt), verzamelen wij:
o uiteraard de inhoud van uw bericht maar ook de technische details ervan, zoals datum en tijd en aan wie het gericht is.
o de identiteitsgegevens die u ons bezorgt, zoals uw naam, (e-mail)adres, telefoonnummer,
o alle andere informatie die u ons meedeelt.
Deze informatie gebruiken wij om met u te kunnen communiceren. Wij beroepen ons op ons gerechtvaardigd belang om op uw vragen of opmerkingen te kunnen antwoorden.
Wanneer u zich inschrijft op onze nieuwsbrief, dan verzamelen wij de identiteitsgegevens die u opgeeft bij de inschrijving, zoals naam, voornaam en e-mailadres.
Wij zullen u enkel nieuwsbrieven versturen wanneer u zich daarvoor geregistreerd hebt en ons dus hiervoor uw toestemming gegeven hebt.
Wanneer wij beroep op u doen als dienstverlener en wij daarbij een contract met u sluiten verzamelen wij de persoonsgegevens die nodig zijn om het contract uit te voeren. Dit zijn onder meer uw identiteits- en contactgegevens, uw functie en het bedrijf waarvoor u werkt of financiële en betalingsgegevens. Het contract te kunnen uitvoeren. Hiervoor doen wij dan ook een beroep op de noodzaak om het contract te kunnen uitvoeren.
Wanneer u zich inschrijft bij Sanomotion voor een lessenreeks, coaching of enig ander traject dan verzamelen wij:
o Uw identiteits- en contactgegevens;
o Financiële informatie, zoals de bedragen die u betaald heeft en het rekeningnummer dat u hiervoor gebruikt;
o De data waarop wij de lessen, traject en coaching met u hebben ingepland.
Deze persoonsgegevens hebben we nodig om onze overeenkomst met u te kunnen uitvoeren en hiervoor doen we bijgevolg ene beroep op de noodzaak om het contract te kunnen uitvoeren.
Daarnaast verzamelen we in het kader van onze dienstverlening ook een aantal persoonsgegevens die als gezondheidsgegevens kunnen beschouwd worden:
o Lengte en gewicht, geslacht en leeftijd;
o Blessures, eventuele aandoeningen of fysieke beperkingen die invloed kunnen hebben op onze diensteverlening;
o Gegevens omtrent uw levensstijl, zoals rook-, drink- en eetgewoontes;
o Vooruitgang die u boekt in het kader van onze dienstverlening.
Deze gezondheidsgegevens hebben wij nodig om u op een gepaste manier te kunnen begeleiden tijdens de lessen, coaching of andere trajecten die u bij ons volgt. Wij verzamelen deze gegevens enkel op grond van uw uitdrukkelijke en voorafgaandelijke toestemming. U bent uiteraard niet verplicht om uw toestemming te geven, maar u begrijpt wel dat als u ons geen toestemming geeft om deze gegevens te verwerken, ons dienstverlening minder aangepast zal zijn aan uw persoonlijke noden.
Ten slotte worden alle persoonsgegevens, behalve uw gezondheidsgegevens die wij verzameld hebben ook nog voor volgende drie doeleinden verwerkt:
o Om een wettelijke verplichting na te komen of om in te gaan op een verzoek van bevoegde autoriteiten zoals politiediensten, gerechtelijke instanties, de gegevensbeschermingsautoriteit, enz;
o Om een derde te informeren in het kader van een mogelijke fusie of overname met of door die derde. Hiervoor beroepen wij ons op ons legitiem belang om dit soort transacties te kunnen ondernemen;
o om ons te verdedigen in een juridische procedure, waarvan wij natuurlijk hopen dat het nooit zover moet komen.
Wij gaan ervan uit dat deze doeleinden binnen uw verwachtingen ligt en ook hiervoor gebruiken wij ons gerechtvaardigd belang.
4. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden gedeeld met de leveranciers waarop wij beroep doen voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit zijn onze IT-leveranciers. Op iedereen die toegang heeft tot uw persoonsgegevens rust een wettelijke of contractuele vertrouwelijkheidsverplichting.
Concreet betekent dit dus dat uw persoonsgegevens gedeeld worden met de medewerkers en dienstverleners van Sanomotion.
5. Hoe lang beweren wij uw persoonsgegevens?
Wij houden uw persoonsgegevens niet eeuwig bij, maar net zolang als nodig is om de doeleinden die eerder werden uitgelegd te bereiken. Wanneer de verwerking op uw toestemming gebaseerd is, dan houden wij uw persoonsgegevens bij totdat u uw toestemming intrekt.
Voor onze nieuwsbrief, houden wij uw persoonsgegevens bij tot u zich heeft uitgeschreven.
Voor de uitvoering van onze overeenkomsten, houden wij uw persoonsgegevens bij voor de duur van de overeenkomsten en tot tien jaar daarna.
De informatie die wij verzamelen door onze interactie met u, bewaren wij zolang als nodig is om met u te kunnen communiceren.
6. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?
Wij kunnen u geruststellen dat wij de nodige stappen hebben genomen om uw persoonsgegevens veilig te houden. Dit betekent dat wij technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om onze IT-systemen, processen en kantoor te beveiligen.
7. Wat zijn uw rechten en hoe oefent u deze uit?
Aangezien wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken, beschikt u over een aantal rechten. Wij geven hieronder een opsomming van de rechten die u kan uitoefenen en de manier waarop u dit kan doen.
o Recht op toegang: U heeft het recht om toegang te verkrijgen tot uw persoonsgegevens. U kan ons dus vragen welke persoonsgegevens wij over u verwerken en u kan hier zelfs een kopie van vragen. Indien wij echter vaststellen dat u ons dit herhaaldelijk verzoekt en ons hiermee hinder veroorzaakt, dan kunnen wij deze verzoeken weigeren of kunnen wij hiervoor een kost aanrekenen. Indien het daarnaast zou blijken dat de toegang tot uw persoonsgegevens een disproportioneel nadeel zou berokkenen aan de rechten en vrijheden van anderen, dan kunnen wij uw verzoek tot toegang ook weigeren of slechts gedeeltelijk toestaan.
o Recht op verbetering: U heeft het recht om ons te vragen dat wij uw persoonsgegevens verbeteren indien u kan aantonen dat uw persoonsgegevens niet correct, niet compleet of niet up to date zijn.
o Recht om uw toestemming in te trekken: Voor de gevallen waar wij uw toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken, heeft u steeds het recht om uw toestemming in te trekken.
o Recht op verwijdering: U kan ons vragen dat wij uw persoonsgegevens verwijderen indien deze persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor doeleinden waarvoor wij deze verzameld en verwerkt hebben. U kan ons dit ook vragen wanneer wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of wanneer u uw recht om uw toestemming in te trekken heeft uitgevoerd. Wanneer er echter een wettelijke bepaling of rechterlijke beslissing ons verbiedt om deze persoonsgegevens te verwijderen, dan kunnen wij geen gevolg geven aan dit verzoek.
o Recht op beperking: U kan ons ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Dit kan in volgende situaties: o Wanneer wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar u heeft deze nodig in het kader van een juridisch geschil.
o Gedurende de periode dat wij uw verzoek op verbetering van persoonsgegevens onderzoeken.
o Gedurende de periode dat wij uw bezwaar tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens onderzoeken.
o Wanneer de verwerking onrechtmatig was, maar u verkiest beperking in plaats van verwijdering van de persoonsgegevens.
o Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Wanneer wij uw persoonsgegevens verzameld hebben op grond van uw toestemming of wanneer deze nodig waren om een overeenkomst te kunnen uitvoeren, dan heeft u het recht om van ons een kopie van deze persoonsgegevens te krijgen, in een gestructureerd, veel gebruikt en machine-leesbaar formaat. Dit heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt.
o Recht op verzet: Wanneer onze verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op ons legitiem belang, dan heeft u het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien ons legitiem belang betrekking heeft op direct marketing, dan zullen wij uw verzoek onmiddellijk toekennen. Wanneer er een ander belang speelt, dan vragen wij u om uw redenen die aanleiding geven tot uw verzoek uiteen te zetten. Wij moeten uw belangen immers afwegen tegen onze belangen en wanneer wij zien dat uw belangen zwaarder wegen dan de onze, dan zullen wij uw verzoek toekennen.
Als u één van deze rechten wenst uit te oefenen, dan stuurt u een e-mail naar olivier.struys@telenet.be waarin u duidelijk aangeeft welk recht u inroept. Voeg aan uw e-mail ook een kopie van uw identiteitskaart toe, zodat wij er zeker van zijn dat u ons contacteert.
Wij proberen elke vraag zo snel mogelijk te behandelen. Uiterlijk dertig dagen nadat wij uw verzoek ontvangen hebben, krijgt u van ons een antwoord.
Mocht u niet gelukkig zijn met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken en u heeft hierover een klacht, dan kan u steeds contact opnemen met ons via hetzelfde e-mailadres olivier.struys@telenet.be. Wanneer ons antwoord u geen voldoening geeft, dan kan u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit. Hun gegevens vindt u hier: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/